会展业作为新兴服务业，是2l世纪的朝阳产业，有着非常大的发展的潜在能力。而良好的会展现场服务又恰恰是一个展会能够成功的重要所在。在展会中，不论是参展商还是主办者、观众等等，不能离开会展现场服务。它不但可以在当时促使展会取得成功，还可以在很大程度上的宣传和延伸展会的影响力和品牌效应，让更多的参展商，客户，观众了解并参加展会，从而使展会取得更大的成功。

　　会展活动现场管理，具体体现在对参展商和观众的优质服务上。它是展览计划的具体落实，也是直接反映和衡量办展水平的必要环节，理应备受会展组织活动组织者的重视。然而会展现场管理、控制和协调的内容相当复杂，如若处理不当，突发事件必将会酿成大的问题。所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解，并能及时、果断做出英明决策。本文将结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，将会展活动现场管理分为：展览活动现场管理系统、会议活动现场管理系统、节庆活动现场管理系统；本文将主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统的具体定义以及工作内容做详细阐述。

　　众所周知，会展现场管理是成功办展至关重要的因素和环节。会展活动现场管理的成功将提高专业观众和参展商对本展会的满意度，以及提升展会的知名度和美誉度。而常久以来，大型活动现场管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期经过了大量的准备工作，还是难免在现场发生各类突发事件。随着现代会展业的日驱成熟，人们已开始意识到，会展活动现场是否能顺顺利利地进行，与前期的组织设计、任务分工、责权分配、等有很大关系。现场管理不到位，直接影响了会展活动的成败。

　　会展活动通常都是短时间汇集大量的人群、物品等，短时间会出现大量的交叉任务。如果能通过一种科学的方法，使这些交叉任务能有效的分配与合理的控制，是大家共同关注的问题。据统计，每年我国产生的各类型展览会约5600个，而各类型的会议活动有40万之多，节庆活动2000多个，但始终没适合大型活动管理的会展现场执行系统知识出现。造成了众多大型会展活动现场管理不到位或者出现了不可挽回的损失。

　　大型活动现场管理是指组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。“现场管理”一直以来在国际上也没有完善的定论，是因为不同时期、不同性质、不同主体的活动现场管理均有差异。目前国际上部分大型活动组织在现场管理中借用了“SWOT分析法”与“5S”管理等相关经验，结合大型活动真实的情况进行了创新。随着现代会展业的加快速度进行发展，欧盟组织早期引入的知识已不能够满足现代会展业发展的需求。

　　SWOT分析发又称为态势分析法，它是由美国旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的。

　　我们常用来作为企业内部的分析方法，即根据公司自身制定内在条件做多元化的分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。其中，S代表strength(优势)，W代表weakness(弱势)，O代表opportunity(机会)，T代表threat(威胁)，其中，S、W是内在因素，O、T是外在因素。按照公司竞争战略的完整概念，战略应是一个企业“能够做的”（即组织的强项和弱项）和“可能做的”（即环境的机会和威胁）之间的有机组合。

　　5S管理源于日本，指的是在生产现场，对材料，设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动，为其他管理活动奠定良好的基础，是日本产品的质量得以迅猛提高行销全球的成功之处。

　　整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语在外来词汇罗马文拼写时，它们的第一个字母都为S，所以日本人又称之为5S，近年来，随着时下人们对这一活动的不断深入认识，有人又添加了“坚持、习惯”等两项内容，分别称为6S或7S活动。

　　a)整理（SEIRI） ：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西；

　　目的：清除零乱根源，腾出 “空间”，防止材料的误用、误送，创造一个清晰的工作场所

　　b)整顿（SEITON） ：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；

　　c)清扫（SEISO）：将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；

　　目的： 1) 保持工作环境的整洁干净；2) 保持整理、整顿成果； 3) 稳定设备、设施、环境质量、提升产品或服务质量；4) 防止环境污染。

　　d)清洁（SEIKETSU）：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生；

　　目的：1) 养成持久有效的清洁习惯 2) 维持和巩固整理、整顿、清扫的成果

　　e)素养（SHITSUDE） ：通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。

　　目的： 1) 养成良好习惯；加强审美观的培训；遵守厂纪厂规；提高个人素养；培训良好兴趣、爱好。2) 塑造守纪律的工作场所；3) 营造团队精神。 注重集体的力量、智慧。

　　本文作者通过多年的实践工作总结，结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，研究出了“会展活动现场管理七系统”，并根据活动主题分为：以展览为主的展会活动管理系统；以会议为主的会展活动管理系统；以节庆活动为主的节事活动管理系统；本文主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统来进行详细阐述。

　　接待管理系统是现场管理的第一任务，接待工作安排科学才可能正真的保证会展活动现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所能够最终靠科学技术产品与现代通讯设备提高接待质量与效率，在条件较差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主。

　　● 识别来者身份。例如：参展商、专业观众、非专业观众、开幕嘉宾、参观嘉宾、媒体记者、展位促销服务人员、会场服务人员等。（到会人员识别方法有：证件识别法、标识识别法、问询识别法）

　　商务管理系统分为财务管理系统、手续补办系统、商务租赁系统、证件补办系统。商务管理系统的工作量由展会前期工作量决定，如开展前大量工作已完成，现场工作量比较小，如大量工作任务前期没有完成，就会造成现场商务管理任务繁重。

　　后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心。如：运输设备、仓储、餐饮、车辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称。由于后勤总是在有组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个事物的两个方面。